Wie Sie den richtigen Partner für das Outsourcing Ihrer Bildbearbeitung wählen

Einleitung

Insbesondere im E-Commerce nimmt die Bedeutung von Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der Bildbearbeitung stetig zu. Unternehmen mit einem hohen Volumenbedarf profitieren enorm von der Auslagerung dieser Prozesse, da sie erhebliche Auswirkungen auf Durchlaufzeiten, Kosten und die Qualität der Bilder haben kann. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, das gesamte Portfolio, saisonale Spitzen oder kurzfristige Anforderungen intern abzudecken.

Gleichzeitig wird der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Bildbearbeitung immer relevanter. KI-Lösungen bieten neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung, die Unternehmen dabei helfen, sich in einem wettbewerbsintensiven Markt zu behaupten.

Um jedoch das volle Potenzial des Outsourcings zu nutzen, ist die Wahl des richtigen Partners entscheidend. Nur so lassen sich Zeit, Qualität, Konsistenz und Effizienz optimal gewährleisten. Unternehmen sollten dabei auf Faktoren wie die Erfahrung und Erfolgsbilanz des Dienstleisters achten, ebenso wie auf dessen Fähigkeit, große Volumenschwankungen zu skalieren, langfristig mit ihnen zu wachsen, Transparenz zu bieten und eine offene Kommunikation zu pflegen.

In diesem Beitrag möchten wir uns damit auseinandersetzen, auf welche Aspekte bei der Suche nach dem richtigen Outsourcingpartner besonders zu achten ist und wie sie die wichtigsten Unterschiede für sich herausfiltern können.

1. Standard Anforderungen: Volumen, Qualität, Bearbeitungszeit und Preis

Beginnen Sie damit, die eigenen Basis-Anforderungen für ihr Outsourcing-Bedarf genau zu verstehen. Nur so lassen sich die eigenen Schwerpunkte im Feld Ihrer Dienstleister miteinander vergleichen und die eigenen Prioritäten bei der Suche nicht aus den Augen verlieren.

• Volumen: Wie hoch sind ihre Bild- und Videovolumen, wie groß sind Schwankungen, wie spontan können sich hier Änderungen in der Vorhersagbarkeit einschleichen? Ihr Grafikpartner sollte in der Lage sein, ihre Mengen unabhängig von der Anlieferzeiten oder Vorhersagbarkeiten abzubilden, ohne unvereinbare Bearbeitungsstaus entstehen zu lassen. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie inhous bearbeiten und spontan lediglich Backlog Mengen auslagern möchten. Oft haben Outsourcing-Partner nur ein oder zwei Grafiker Teams im Hintergrund, die zwar gute Qualität liefern, aber bei größeren oder schwankenden Mengen oder lokalen Herausforderungen schnell ins Schwanken kommen können. Eine dezentrale Auslastung, die Volumen besser verteilt, ist hier stark im Vorteil. Auch die grundlegende Struktur für die Datenorganisation ist eine Frage wert. Bei größeren Mengen an Bilddaten, die in verschiedenen Workflows und ggf. sogar mit unterschiedlichen, internen Zuständigkeiten umgesetzt werden muss, ist eine fortgeschrittene Prozessstruktur unbedingt erforderlich.
• Qualität: Wie sehen ihre Bearbeitungsanforderungen aus und wie viel unterschiedliche Workflows benötigen sie, um unterschiedliche Linien, Warengruppen oder Varianten für Marktplätze etc. abzubilden? Ihr zukünftiger Partner für Bildbearbeitung muss die Möglichkeit haben, ein Gesamtpaket ihrer Anforderungen differenziert und ohne Interferenzen zu verarbeiten. Welche Möglichkeiten gibt es, eine Fehlerquote vertraglich zu implementieren? Wie lang sind realistische Onboardingzeiten für neue Projekte? (Hinweis: die kürzeste muss hier nicht die beste sein). Gibt es die Möglichkeit kostenlose Tests für neue Produktgruppen zu fahren, um risikofrei die Feinjustierungen vorzunehmen? Oft verraten auch schon die Referenzen, inwiefern der Outsourcer in der Lage ist, gute Qualität in großen Mengen zu bewältigen. Aber Vorsicht: Fragen Sie gezielt nach aktiven Kunden und Mengen, oft stehen alte Kunden, für die nur kleine Projekte umgesetzt wurden, noch sehr lange auf den Referenzlisten. Es gibt auch kein Grund sich nicht den ein oder anderen Erfahrungsbericht einzuholen.
• Bearbeitungszeit: Welche Durchlaufzeiten benötigen Sie? Oft wird erwartet, dass diese Komponente mit einem Outsourcing Partner verbessert wird und die Lieferzeiten zeitgleich nahtlos in die eigenen Prozessketten passen. Dazu gehören neben klassischen 12 oder 24 Stunden Turnarounds auch Prio Lieferungen bis zu 1 Stunde oder günstigere, verlängerte Lieferzeiten für z.B. später benötigte Marktplatz Varianten. Die Möglichkeit, sich hier frei bewegen zu können, kann ein entscheidender Faktor sein. Starke Limitierungen durch hohe Preise oder begrenzte Kapazitätsgarantien sind zwar professionell, aber können hinderlich sein. Geregelte und faire Garantien für Umlaufzeiten nach einem repräsentativen Probezeitraum dagegen sind ein gutes Zeichen. 
• Preis: Der Bereich ist aus vielen Gründen nicht einfach zu fassen. Es gibt auch im Bereich der Outsourcer das weite Feld zwischen qualitativ schlechten Dumpinganbietern, Preis-Leistungs-Siegern und hochpreisigen Qualitätsführerschaften. Dabei ist es immer sehr hilfreich zu verstehen, bei welchem Bildpreis man aktuell ist und sich entsprechend der  Kernanforderungen daran zu machen, Anbieter zu vergleichen und damit zu messen. Da versteckte Kosten, monatliche Gebühren oder Intransparenzen eine Vergleichbarkeit oft sehr schwer machen, ist es ratsam bei den Angeboten den finalen Bildpreis für die jeweiligen Workflows heraus zu destillieren um eine vergleichbare Ebene zu generieren. Auch bei anfänglichem Gefühl hier sehr ähnliche Preise vorliegen zu haben, kann die Überraschung nach der Berücksichtigung von Bildmengen, monatlichen Gebühren, gewünschten Umlaufzeiten, allen Bearbeitungsvorgaben, Servicewünschen, inkludierten Feedbackschleifen, usw. Durchaus groß sein.

2. Kommunikation und Tools zur Kundenkollaboration

Eine nahtlose Kommunikation, ein guter Support und vor allem gute Saas-Lösungen für die Kontrolle, Feedback- und Freigabeprozess sind für die reibungslose Auftragsverarbeitung von großem Wert. Hier gibt es enorme Unterschiede am Markt.

• Kommunikationskanäle: Vor allem für daily flight Projekte ist eine direkte und schnelle Kommunikation sehr wichtig, um Änderungen und Besonderheiten einbriefen zu können, bevor die Bearbeitung beginnt. Darum ist es wichtig zu verstehen, ob der Outsourcing-Partner Echtzeit-Kollaborationstools oder dergleichen bereitstellt oder andere Mechanismen greifen. Stellen Sie die Frage nach Ansprechpartnern, Antwortzeiten und die Möglichkeiten nach direkter Kommunikation in die produktiven Abteilungen.
• Feedback-Systeme: Um die Bildkontrolle, Feedback und Freigabeprozesse schnell, umfassend und unkompliziert in der Tiefe realisieren zu können, ist ein gutes Softproof System (Freigabe Tool) von großem Wert. Die Qualität dieser Lösungen sind extrem unterschiedlich und benötigen einen prüfenden Blick. Testen Sie die Lösungen vorab und checken Sie die Systeme auf Usability, Verfügbarkeit (Browser), Funktionsumfang, Flexibilität und die Integrationsmöglichkeiten entlang Ihrer Bedürfnisse. Standardfunktionen wie online Bildkontrolle inkl. dem Anzeigen von Ebenen und Pfaden, Versionsvergleiche, Meta Daten oder individuelle Raster zur Kontrolle der Ausrichtung, die Möglichkeit einzeichnen und Kommentieren zu können, flexible Freigabe- und Ablehnfunktionen, verschiedene Ansichten sowie Filter- und Sortiermöglichkeiten für eine effektive und umfassende Massenabnahme, sollten verfügbar sein.
• Dedizierter Support: Ein fester Ansprechpartner ist vor allem für gründliche Onboardings, etwas komplexere Projekte oder Multi Workflow Aufträge von großem Wert, da so Detailabsprachen, Entwicklungen und das Gefühl für Prozess-Besonderheiten nicht jedes mal neu aufgebaut werden müssen. Natürlich muss das nicht immer sein und kann entsprechend der Auftragsgrößen auch nicht immer gewährleistet werden, darum ist es auch für diesen Punkt wichtig, den eigenen Bedarf abzuklopfen. Stellt der Partner einen dedizierten Kundenbetreuer zur Verfügung, der einen persönlichen Service bietet? Ist man an ein generelles Ticketsystem angeschlossen? Mit welchen Reaktionszeiten ist zu rechnen?

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Wie wichtig sind Ihnen die Möglichkeiten Ihres Servicepartners, sich an Ihre Prozesse anzupassen und sich nahtlos in Ihr Tagesgeschäft zu integrieren? Oft fällt dieser Bedarf in der Erstbetrachtung recht schwach aus, aber es lohnt sich genauer hinzuschauen. 

• Schnittstellengestaltung
• Anbindung an Studiosoftware
• Individueller Reportingbedarf
• Integration spezieller Freigabeketten
• Profil- und Berechtigungsstrukturen
• White Label Lösungen
• Abrechnungsbesonderheiten
• Prozessbesonderheiten wie z.B. Inputkommentare, Benennungstrigger, etc.

Das ist nur eine Auswahl an Bereichen, in denen häufig individuelle Wünsche entstehen, mit denen sehr unterschiedlich umgegangen wird. Machen Sie sich auf jeden Fall genaue Gedanken zu Ihrem Bedarf, lassen Sie sich Zusagen zu diesen Punkten geben und erfragen Sie ggf. zu erwartende Aufpreise.

4. Erfolgsbilanz und Kundenreferenzen

Je mehr Jahre, Anwendungsfälle und Kunden ein Servicepartner im Rücken hat, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Performance, Flexibilität, Preise und Prozesse gut und tatsächlich marktkonform ausdifferenziert sind. Wer Marktplatz XY bespielt, wird schließlich kaum Probleme mit größeren Mengen haben und wer Marke YZ im Kundenportfolio hat, wird eine gewisse Qualität liefern können. Kein Wunder also, dass die meisten Anbieter möglichst viele und unterschiedliche Referenzen aufführen, um die richtigen Signale auszusenden. Oft muss man daher genauer hinschauen, um zu prüfen, was genau dahinter steht. Fragen sie nach den Mengen hinter Referenzen, wurde das ganze Portfolio übernommen oder nur ein kleines Projekt abgebildet. Werden aktive Kunden aufgeführt, oder sind die Kooperationsverhältnisse vielleicht schon einige Jahre alt? Manchmal ergibt es auch Sinn, einfach mal den Ansprechpartner einer Referenz, die dem eigenen Geschäftsmodell sehr ähnlich anzufragen - ein Erfahrungsaustausch ist Gold wert.

5. Datensicherheit und Vertraulichkeit

Das Thema Datensicherheit ist zwar ein zentrales, aber deutlich zu oft vernachlässigtes Thema in der Massen Bildbearbeitung, obwohl sich neben dem üblichen Datenaufkommen bei Geschäftsbeziehungen sehr häufig sensibles Bildmaterial von Vorabmustern, unveröffentlichten Kampagnen oder Ähnlichem im Auftragsvolumen befindet. Um sich dem Thema zu nähern, muss man sich mit den Möglichkeiten auseinandersetzen, die Dienstleistern zur Verfügung stehen um Sicherheit gewährleisten zu können und auch hier seine Anforderungen genau zu verstehen. Dazu könnte gehören, dass z.B. alle Mitarbeiter strikte Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) unterschreiben und nur autorisierte Personen Zugang zu den Bildern erhalten. Die Übermittlung von Bilddaten kann über verschlüsselte Kanäle erfolgen, wie etwa durch SSL-Verschlüsselung, wodurch sichergestellt wird, dass Bilder und Daten während des Transfers nicht abgefangen oder manipuliert werden können. Der Dienstleister sollte sichere Server mit regelmäßigen Backups verwenden, um die gespeicherten Bilder zu schützen. Serverstandorte in datenschutzfreundlichen Ländern oder in der EU (im Sinne der DSGVO) sind hierbei natürlich ein Pluspunkt. Der Dienstleister sollte relevante Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO einhalten. Eine klare Kommunikation dieser Aspekte ist darüber hinaus oft ein gutes Zeichen, dass der Dienstleister Datensicherheit ernst nimmt und potenzielle Risiken minimiert.

6. Fachwissen und Technologie: Das Gleichgewicht zwischen KI und menschlicher Expertise

Gerade in den aktuellen Zeiten ist der Wunsch groß, die neuesten Möglichkeiten im Bereich KI nutzen zu können und die Nähe zu potentiellen Innovationssprüngen zu suchen. In der Tat passiert momentan recht viel in diesem Bereich und die Möglichkeiten sind äußerst vielversprechend. Um nicht auf die Versprechen reiner Tech-Lösungen setzen zu müssen,  lohnt sich daher auch der Blick auf die technologischen Entwicklungsmöglichkeiten der potentiellen Outsourcing Partner. Was wird bereits genutzt, was ist in Vorbereitung und wo soll die Reise hingehen? Oft wird bereits prominent beworben, welche KI bereits im Einsatz ist und welche Lösungen dafür bereitstehen. Der Marktdruck führt dabei oft zu Übertreibungen bis hin zu Falschdarstellungen. Fragen Sie aktiv nach, testen Sie KI-Lösungen mit einer repräsentativen Anzahl an Bildern, um sich ein realistisches Bild zu machen. Stand heute führt vor allem bei generativen Angeboten für gute Ergebnisse noch kein Weg an einem guten internen Korrekturprozess vorbei - um das skalierbar gewährleisten zu können, ist eine gute Qualitätskontrolle und smarte Prozesse von großem Wert.

7. Zusammenfassung

Unternehmen jeder Größe stehen vor der Herausforderung, die richtige Balance zwischen internen Ressourcen und externen Partnern zu finden. Im Spannungsfeld der zunehmenden Relevanz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Bildbearbeitung ist die Wahl des richtigen Outsourcing-Partners extrem entscheidend.

Wichtige Faktoren bei der Auswahl sind unter anderem die Fähigkeit des Dienstleisters, große Volumina zu bewältigen, die Qualität der Arbeit sowie schnelle Bearbeitungszeiten und faire Preisstrukturen. Eine nahtlose Kommunikation und gute Kundenkollaborations-Tools, wie Echtzeit-Kommunikation und flexible Feedback-Systeme, sind ebenfalls unerlässlich. Ein guter Partner sollte zudem flexibel sein und sich nahtlos in die Prozesse des Unternehmens einfügen können.

Kundenreferenzen und die Erfahrung des Anbieters bieten wertvolle Einblicke in dessen Leistungsfähigkeit. Schließlich spielt auch das Thema Datensicherheit eine zentrale Rolle, da häufig sensible Bilddaten verarbeitet werden. Ein vertrauenswürdiger Partner bietet Verschlüsselung, sichere Server und die Einhaltung relevanter Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO.

Die Wahl des richtigen Bildbearbeitungsdienstleisters ist essenziell, um langfristig von Effizienz, Kostenvorteilen und technologischen Innovationen wie der KI zu profitieren.